Il team fa il compitino: cosa cambia quando smetti di dare tutte le risposte

Quando il team fa il compitino, di solito riceve istruzioni da eseguire, e quelle istruzioni le dai tu. Le persone cominciano a metterci la testa quando ricevono il problema da risolvere insieme allo scopo del lavoro, e quando chi guida accetta qualche settimana in cui i risultati arrivano più lenti.

Che cosa insegnano le istruzioni dettagliate

Quando affidi un lavoro con tutti i passaggi già decisi, la persona impara a eseguire. Fa bene la sua parte e si ferma lì, perché quello che sta fuori dall'elenco non è affar suo. Dal suo punto di vista è sensato: se le decisioni le prendi sempre tu, prenderne una al posto tuo è un rischio.

Natalia Lorinkova, Matthew Pearsall e Henry Sims hanno confrontato due modi di guidare un team in uno studio pubblicato nel 2013. Sessanta gruppi di cinque persone hanno lavorato a una simulazione al computer divisa in dieci turni. In una parte dei gruppi chi guidava diceva con precisione cosa fare. Nell'altra incoraggiava il gruppo a decidere e a cercare da sé le soluzioni. Nei primi turni andavano meglio i gruppi guidati con istruzioni precise. Con il passare dei turni miglioravano di più quelli a cui era stato lasciato spazio, perché imparavano di più e si coordinavano meglio.

I limiti contano: erano studenti universitari, in una simulazione di tre ore, e alla fine dei dieci turni i due tipi di gruppo non erano più distinguibili per risultati. Lo studio aiuta però a capire perché è difficile smettere di dare istruzioni: i risultati arrivano subito, mentre i vantaggi dello spazio lasciato al team arrivano dopo.

Esattamente quello che hai chiesto

Hai chiesto un riepilogo dei lavori aperti e arriva il riepilogo, ordinato, con tutte le voci. Nessuno però ha segnalato che due scadenze si sovrapponevano, anche se era sotto gli occhi di tutti. Un'altra volta un collaboratore segue alla lettera la procedura con un cliente, quando era evidente che a quel cliente serviva altro.

«Il team fa il compitino» è una frase che sento spesso dai titolari, quasi sempre detta con stanchezza. Di solito viene subito dopo il dubbio di aver scelto le persone sbagliate. A volte è così, e spesso c'entra anche il modo in cui il lavoro viene affidato.

Le settimane in cui sembra di perdere tempo

Qui molti titolari tornano indietro. Le prime volte che affidi un problema al posto di un elenco, il lavoro arriva più lento e a volte sbagliato. Hai l'impressione di perdere tempo, e in quelle settimane in parte è vero. Per questo conviene partire da attività in cui un errore si può correggere senza danni per il cliente.

Le domande che ci facciamo in un percorso

Nel modello GROW si parte dall'obiettivo, e qui l'obiettivo riguarda anzitutto te. Ti chiedo cosa vorresti che le persone facessero da sole tra sei mesi, con un esempio preso dalla tua settimana. Poi guardiamo come affidi il lavoro oggi: quanta parte del messaggio spiega lo scopo e quanta elenca i passaggi.

Da lì scegliamo una sola attività. La prossima volta che la affidi, spieghi a cosa serve e quale risultato ti aspetti, e lasci al collaboratore il modo di arrivarci. Quando torna da te con una domanda, prima di rispondere gli chiedi: «Cosa ti serve sapere per andare avanti?». Alla sessione successiva guardiamo cosa è successo, dove hai tenuto e dove ti sei ritrovato a riscrivere l'elenco.

Spesso il cambiamento si vede prima nelle domande che le persone ti portano. Dal «come faccio?» si passa a «ho pensato a due strade, quale preferisci?». È il segnale che stanno cominciando a ragionare sul lavoro.

Da provare con il prossimo lavoro che affidi

Prendi il prossimo lavoro che stai per affidare con un elenco di passaggi. Cancella l'elenco e al suo posto scrivi a cosa serve quel lavoro e quando deve essere pronto. Consegnalo così e guarda cosa ti torna indietro.

Se il segnale che ti preoccupa è un altro, cioè che le persone migliori se ne vadano, ne ho scritto qui.

Questo modo di guidare si allena con un metodo: nel kit «Fare coaching» trovi le domande e gli esercizi, con un affiancamento con me per costruire il tuo piano.

Domande frequenti

Perché i collaboratori fanno solo il minimo indispensabile?

Spesso perché hanno sempre ricevuto istruzioni da eseguire e mai il problema da risolvere. Se le decisioni le prende sempre chi guida, fare più del richiesto diventa un rischio.

Come rendere il team più autonomo?

Affida un'attività alla volta spiegando lo scopo e il risultato atteso, lascia la scelta del metodo a chi la fa e metti in conto qualche errore correggibile nelle prime settimane.

Il coaching aziendale può aiutare un team poco propositivo?

Sì, se parte da chi guida. Il coaching lavora su come il titolare affida il lavoro e risponde alle domande, perché è da lì che il team capisce quanto spazio ha.

Fonti: Natalia M. Lorinkova, Matthew J. Pearsall, Henry P. Sims Jr., «Examining the Differential Longitudinal Performance of Directive versus Empowering Leadership in Teams», Academy of Management Journal, 56(2), 2013, pagine 573-596, doi.org/10.5465/amj.2011.0132