Le urgenze ti mangiano la giornata: come tenere spazio per le decisioni

Se le urgenze passano sempre davanti alle decisioni che contano, quasi sempre nella tua giornata manca un momento protetto in cui decidere, e le urgenze si prendono tutto lo spazio libero. Si riparte da un orario fisso in agenda per le decisioni, che non si sposta, e da un momento preciso della giornata in cui ti occupi delle urgenze.

Il piano che resta aperto sul computer

Arrivi in ufficio deciso a chiudere il piano per l'anno prossimo. Alle nove e un quarto un collaboratore ti chiede di dare un'occhiata a un preventivo prima che parta. Alle dieci chiama un cliente arrabbiato per una consegna. Poi rispondi ai messaggi arrivati nel frattempo e mangi qualcosa di corsa davanti allo schermo. Alle sei il file del piano è aperto nello stesso punto del mattino.

Il tempo è stato uno dei miei problemi da imprenditore, ed è tra le situazioni che vedo più spesso nei percorsi con i titolari: le decisioni importanti slittano per prime, perché sono le uniche che nessuno ti viene a chiedere.

Cosa ha osservato chi studia le interruzioni

Gloria Mark insegna alla University of California, Irvine e da anni osserva come lavorano le persone in ufficio. In uno studio pubblicato nel 2005 con Victor González e Justin Harris, e raccontato in un'intervista a Gallup, ha visto che in media si restava su un'attività circa tre minuti prima di passare ad altro o di essere interrotti. Dopo un'interruzione passavano in media 23 minuti prima di tornare al lavoro lasciato a metà, con altre cose fatte nel frattempo, e circa un lavoro interrotto su cinque non veniva ripreso in giornata.

Sono dati di vent'anni fa, raccolti prima che il telefono diventasse quello che è oggi. Difficile pensare che nel frattempo le interruzioni siano diminuite.

Una decisione sul futuro dell'azienda richiede di tenere insieme molte informazioni per un tempo lungo: i numeri, le persone, quello che vuoi tra tre anni. Con il ritmo di interruzioni descritto da Mark quel tempo, durante l'orario di lavoro, non c'è quasi mai.

Perché le urgenze arrivano proprio a te

In molte piccole aziende le urgenze finiscono sul tavolo del titolare perché è l'unico che sa dove mettere le mani. Ogni volta che le risolvi tu, il messaggio che passa è che quella è la strada. La volta dopo il collaboratore torna da te, e dal suo punto di vista è la scelta più sensata, perché con te il problema si chiude in fretta.

Quindi serve proteggere il tempo in cui decidi e, insieme, fare in modo che una parte delle urgenze trovi qualcun altro. La prima cosa si può fare da domani. La seconda richiede qualche settimana, perché cambia le abitudini tue e del team.

Come ci lavoriamo in un percorso

Prendiamo la tua agenda della settimana appena passata, quella vera, e la guardiamo insieme ora per ora. Di solito saltano fuori cose che potevi sapere prima, e altre che arrivano a te solo perché le hai sempre risolte tu. Poi prendiamo la decisione che rimandi da più tempo e capiamo cosa ti servirebbe per prenderla: un dato, una conversazione, o solo due ore senza telefono.

Da lì nascono due scelte molto concrete. Un appuntamento fisso con te stesso per le decisioni, anche fuori dall'ufficio se serve, che tratti come l'appuntamento con il cliente più importante. E una fascia della giornata in cui il team sa che ti trova per le urgenze, così il resto del tempo resta tuo. La settimana dopo vediamo cosa ha tenuto e cosa va sistemato, finché la nuova abitudine non è messa nei muscoli.

All'inizio la fascia per le urgenze sembra impossibile, perché ti aspetti che salti tutto. Nella maggior parte dei casi il team si organizza prima di quanto pensi, e molte cose che sembravano urgenti aspettano benissimo due ore.

Una prova per questa settimana

Prendi la decisione che rimandi da più tempo e mettila in agenda per novanta minuti, in un orario in cui di solito nessuno ti cerca. Avvisa il team che in quel tempo rispondi dopo, e tieni il telefono in un'altra stanza. Alla fine scrivi su un foglio cosa hai deciso, oppure cosa ti manca per decidere e chi te lo può dare.

Quando la decisione è di quelle grosse e la rimandi da mesi, qui trovi perché succede.

Per capire quanto la tua azienda dipende da te c'è un test gratuito di otto domande, si fa in due minuti.

Domande frequenti

Quanto tempo bisogna dedicare alle decisioni importanti?

Non c'è una regola che valga per tutti. Per partire bastano novanta minuti a settimana in un orario fisso, senza telefono, dedicati alla decisione che rimandi da più tempo.

Come faccio a ricevere meno urgenze?

Stabilisci una fascia della giornata in cui il team sa che ti trova per le urgenze e, quando qualcuno arriva con un problema, chiedigli come lo risolverebbe. Nelle prime settimane sembra più lento, poi molte urgenze si risolvono senza di te.

Un coach per imprenditori può aiutare a gestire il tempo?

Sì, quando il problema è come usi il tuo tempo e cosa affidi agli altri. Nel mio percorso lavoriamo sulla tua agenda reale, una settimana alla volta, finché il nuovo modo di organizzarti tiene anche nei periodi pieni.

Fonti: Gloria Mark, Victor González, Justin Harris, «No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work», atti della conferenza ACM CHI 2005, pagine 321-330, isr.uci.edu/node/1329.html. Intervista a Gloria Mark, «Too Many Interruptions at Work?», Gallup Business Journal, 8 giugno 2006, news.gallup.com/businessjournal/23146/too-many-interruptions-work.aspx